Cover Letter — Physician Questionnaire on Clinical Experience with the Device

Document reference: R-TF-015-012 (Appendix A) Date: April 2026

English version

Dear colleague,

Thank you for the clinical work you and your team do with our device every day. Your experience is invaluable --- and we would like to learn from it.

As part of our post-market surveillance programme under the European Medical Device Regulation (EU 2017/745), we are conducting a structured study to evaluate the clinical performance of the device in routine practice. The study is conducted under a formal protocol (R-TF-015-012) and its results will be included in the device's Clinical Evaluation Report.

We are writing to invite you and the healthcare professionals at your institution who use or supervise the use of the device to complete a brief questionnaire (approximately 11--14 minutes). The questionnaire asks about your clinical experience across three areas: diagnostic accuracy, severity assessment, and care pathway impact. It also includes a short section on device safety.

Who should complete the questionnaire? Any dermatologist, primary care physician, or hospital manager at your institution who has personally used or directly supervised the use of the device in clinical practice. We welcome multiple responses from the same institution --- each respondent's perspective is valuable.

A note on data quality. Several questions ask for quantitative estimates (percentages or counts). If you have access to institutional statistics, electronic health records, or internal reports, we strongly encourage you to consult them when answering. Responses based on consulted records strengthen the overall quality of the study. That said, professional estimates based on your clinical experience are also valuable and entirely welcome --- please do not skip a question simply because you cannot look up the exact figure.

Data protection. Participation is voluntary. No patient data is collected. All responses are analysed in aggregate and individual responses will not be published or shared outside the clinical evaluation team. Full data protection information is provided at the beginning of the questionnaire. You may withdraw your consent at any time.

Deadline. We kindly ask that responses be submitted by [INSERT DATE]. If you need additional time, please let us know.

The questionnaire is available in both English and Spanish at the following link:

[INSERT SURVEY LINK]

If you have any questions about the study or the questionnaire, please do not hesitate to contact me directly.

Thank you for your time and for contributing to the continued evaluation of the device. Your feedback --- whether positive or critical --- helps us improve.

Warm regards,

Jordi Barrachina Clinical Research Coordinator

Versión en español

Estimado/a colega,

Agradecemos el trabajo clínico que usted y su equipo realizan con nuestro dispositivo cada día. Su experiencia es de gran valor, y nos gustaría aprender de ella.

Como parte de nuestro programa de vigilancia poscomercialización en virtud del Reglamento Europeo de Productos Sanitarios (UE 2017/745), estamos llevando a cabo un estudio estructurado para evaluar el rendimiento clínico del dispositivo en la práctica habitual. El estudio se realiza conforme a un protocolo formal (R-TF-015-012) y sus resultados se incluirán en el Informe de Evaluación Clínica del dispositivo.

Le escribimos para invitarle a usted y a los profesionales sanitarios de su institución que utilicen o supervisen el uso del dispositivo a completar un breve cuestionario (aproximadamente 11--14 minutos). El cuestionario pregunta sobre su experiencia clínica en tres áreas: precisión diagnóstica, evaluación de la gravedad y optimización del flujo asistencial. También incluye una breve sección sobre la seguridad del dispositivo.

¿Quién debería completar el cuestionario? Cualquier dermatólogo/a, médico/a de atención primaria o gestor/a hospitalario/a de su institución que haya utilizado personalmente o supervisado directamente el uso del dispositivo en la práctica clínica. Agradecemos múltiples respuestas de la misma institución --- la perspectiva de cada profesional es valiosa.

Una nota sobre la calidad de los datos. Varias preguntas solicitan estimaciones cuantitativas (porcentajes o cifras). Si tiene acceso a estadísticas institucionales, historiales clínicos electrónicos o informes internos, le animamos encarecidamente a consultarlos al responder. Las respuestas basadas en registros consultados fortalecen la calidad global del estudio. Dicho esto, las estimaciones profesionales basadas en su experiencia clínica también son valiosas y bienvenidas --- por favor, no omita una pregunta simplemente porque no pueda consultar la cifra exacta.

Protección de datos. La participación es voluntaria. No se recogen datos de pacientes. Todas las respuestas se analizan de forma agregada y las respuestas individuales no se publicarán ni se compartirán fuera del equipo de evaluación clínica. La información completa sobre protección de datos se proporciona al inicio del cuestionario. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Plazo. Le rogamos que envíe sus respuestas antes del [INSERTAR FECHA]. Si necesita más tiempo, no dude en comunicárnoslo.

El cuestionario está disponible en inglés y en español en el siguiente enlace:

[INSERTAR ENLACE DE LA ENCUESTA]

Si tiene alguna pregunta sobre el estudio o el cuestionario, no dude en contactar conmigo directamente.

Gracias por su tiempo y por contribuir a la evaluación continua del dispositivo. Sus comentarios --- ya sean positivos o críticos --- nos ayudan a mejorar.

Un cordial saludo,

Jordi Barrachina Coordinador de Investigación Clínica